Najwyższą władzą w K!Polonia jest Konwent, czyli Walne Zgromadzenie. Biorą w nim udział wszyscy członkowie czynni w stopniu comilitona – tylko im przysługuje czynne i bierne prawo wyborcze. Barwiarze okazjonalnie mogą być wybierani do organów K!Polonia nie posiadających uprawnień władczych w stosunku do członków i samego Stowarzyszenia, jak np. S!S!H! Bądź Komisja Naukowa, bądź też inne organy kolegialne mające charakter rozjemczy bądź organizujący pracę Stowarzyszenia.
Prezydium
Prezydium (Zarząd) jest organem, który nadaje kierunek pracy całemu K! Polonia, prowadzi Jego sprawy i reprezentuje go na zewnątrz.
Prezes: com. Krystian Adamiak (1590)
Wiceprezes wewnętrzny: com. Michał Lew (1596)
Wiceprezes zewnętrzny: com. Piotr Czarnecki (1594)
Skarbnik: com. Krzysztof Mikityszyn (1595)
Sekretarz: com. Paweł Myśliński (1592)
Olderman
Olderman jest jedną z najważniejszych osób w K! Polonia. Jest on strażnikiem praw Konwentu, prokuratorem przed sądami konwentowymi, jak również pełni ważną funkcję opiekuna, wychowawcy i głównego zwierzchnika fuksów. Fuksy są obowiązane bez szemrania spełniać jego polecenia, w razie nieposłuszeństwa dysponuje on szerokim wachlarzem kar moralnych (np. eks, moresy) i dyscyplinarnych (usunięcie z grona fuksów). Zadaniem Oldermana jest również obrona fuksów przed wyżej stojącymi w hierarchii konwentowiczami, którzy przy różnych okazjach chętnie (i nierzadko ku uciesze fuksów) wlepiają fuksom eksy i wydają różne polecenia.
Olderman: com. Jan Palasik (1589)
Stały Sąd Konwentowy
Stały Sąd Konwentowy (S!S!K!) jest jedną z najważniejszych instytucji w K! Polonia, będąc najstarszym, zaraz po Walnym Zgromadzeniu, jego organem. Jego powstanie wiąże się z wywalczeniem sobie przez konwentowiczów w poł XIX w. w Dorpacie (nie bez przelewu krwi) prawa do bycia sądzonymi, w sprawach honorowych, wyłącznie przez sąd złożony ze studentów – Polaków. Dało to całkowitą niezależność od niemieckiego Burschengericht. Obecnie jego rolą jest rozstrzyganie sporów wynikłych między członkiem Konwentu a Konwntem wynikających z członkostwa – w zasadzie sprowadza się to do stwierdzania istnienia naruszenia przez Barwiarzy i Comilitonów (oraz Filistrów) Praw Konwentu i orzekanie o karach, z usunięciem z K! Polonia włącznie.
Prezes S!S!K!: com. Emil Remisz (1584)
Sekretarz S!S!K!: com. Aleksander Rekść (1585)
Skład:
com. Aleksander Rekść (1585)
com. Emil Remisz (1584)
com. Krystian Adamiak (1590)
com. Piotr Adam (1593)
Stały Sąd Honorowy
Stały Sąd Honorowy (S!S!H!) rozstrzyga spory między członkami K! Polonia. W XIXw. sądy honorowe były powoływane doraźnie, a ich celem było zapobieganie rozlewowi krwi między członkami K! Polonia dochodzącymi zazwyczaj satysfakcji w drodze pojedynków. S!S!H! jest ponadto Komisją Rewizyjną Konwentu, ustala wysokość składek członkowskich oraz opiniuje poważniejsze wydatki i uzupełnianie zbiorów Biblioteki Konwentu. Członkowie Sądu pozostają nimi do końca bytności w czynnym Konwencie.
com. Bartosz Łapiński (1569)
com. Emil Remisz (1584)
com. Aleksander Rekść (1585)
com. Piotr Pacynko (1586)
com. Michał Burtowy (1587)
Komisja Naukowa
Komisja Naukowa jest obecnie jednym z najważniejszych ciał kolegialnych w K! Polonia i, obok Prezydium, najaktywniejszym. Genezy jej powstania należy szukać u schyłku XIXw. Aktualnie jej celami są m.in. organizowanie wykładów otwartych, przygotowywanie periodyków Konwentu, opracowywanie kierunków jego działalności naukowej, dobór materiałów szkoleniowych dla fuksów.
Członkowie:
com. Michał Burtowy (1587), ex officio
com. Piotr Adam (1593)
com. Krzysztof Mikityszyn (1595)
Bibliotekarz:
Bibliotekarz sprawuje pieczę nad pokaźną biblioteką K! Polonia i dba o jej dalszy rozrost.
com . Michał Burtowy (1587)
Gospodarz Kwatery:
Gospodarz Kwatery opiekuje się siedzibą Konwentu. Odpowiada za inwentarz ruchomy i nieruchomy, pilnuje porządku na kwaterze i wokół niej, dogląda spraw urzędowych związanych z kwaterą, nadzoruje wszelkie remonty i przebudowy. Zapewnia kwaterze wzorowe funkcjonowanie.
com. Aleksander Rekść (1585)
Magister paucandi:
Magister paucandi organizuje lekcje fechtunku i strzelania. Przybliża Konwentowiczom wiedzę na temat historii broni białej i palnej oraz tajniki fachowej terminologii. Organizuje konkursy strzeleckie. Opiekuje się bronią konwentową – szlagierami, rapierami, szablami i pistoletami.
com. Piotr Adam (1593)
Magister cantandi:
Magister cantandi jest osobą, która podczas różnych uroczystości rozpoczyna śpiew pieśni korporacyjnych oraz podaje ich melodię i tekst; na nim spoczywa obowiązek uczenia śpiewu fuksów i wszystkich pozostałych.
com. Aleksander Rekść (1585)
Kasjer Bufetowy:
Kasjer Bufetowy jest urzędnikiem Konwentu odpowiedzialnym za bufet. Jak niegdyś podstoli i podczaszy – dba o stół i piwniczkę konwentową, a więc trunki, zakąski, słodycze, zastawę i bieliznę stołową.
com. Paweł Myśliński (1592)
Czytelniany:
Czytelniany pełni rolę pomocnika Bibliotekarza. Wykonuje czynności powierzone przez Bibliotekarza lub zastępuje go w razie nieobecności. Pełni ponadto funkcję archiwisty Konwentu.
com. Piotr Czarnecki (1594)
Zastępca Sekretarza:
Zastępca Sekretarza pomaga w prowadzeniu korespondencji i sekretariatu Konwentu, księgi uchwał Konwentu i aktualnego Albumu Polonorum. Wykonuje zadania powierzone przez Sekretarza
vacat
Filistrzy Konwentu Polonia po otrzymaniu praw filisterskich pozostają w Konwencie służąc młodszym radą, pomocą i wsparciem. Nierzadko uczestniczą w życiu Konwentu bardzo aktywnie, na ile pozwalają im na to obowiązki zawodowe i rodzinne. Tradycyjnie Filistrzy Konwentu organizują się we własnych strukturach, które pozostają częścią Konwentu i z Konwentem utrzymują ścisłe więzy. Również tradycyjnie, Filistrzy Konwentu tworzą dwie organizacje – jedną w siedzibie Konwentu (niegdyś w Wilnie, dziś w Gdańsku), drugą w stolicy (od czasów międzywojennych).
Stowarzyszenie Filistrów Konwentu Polonia
w Warszawie
Kontynuuje tradycje Stowarzyszenia Byłych Wychowanków Uniwersytetu Dorpackiego zał. w 1907 r.
Prezes: fil. Lech Stejgwiłło-Laudański (1522)
Sekretarz: fil. Jan Trynkowski (1520)
Skarbnik: fil. Jerzy Lorenc (1575)
Koło Filistrów Konwentu Polonia w Sopocie
Kontynuuje tradycje Wileńskiego Koła Filistrów Konwentu Polonia zał. w 1922 r.
Prezes: fil. Mateusz Liwacz (1545)
Wiceprezes: fil. Rafał Rogacewicz (1554)
Sekretarz: vacat
Skarbnik: fil. Dominik Ziętkowski (1568)